ازآنجاکه مطابق قوانینِ حاکم در حوزه ساخت‌وساز شهری، نظارتِ مهندسین ناظر از جنس نظارت مستمر می‌باشد، لذا بهتر است که بدانید خروجیِ بازدیدهای مستمر مهندس ناظر است که نشان می‌دهد ایشان به وظایف خود عمل کرده‌اند یا خیر.
این خروجی‌ها در غالب گزارش‌های مرحله‌ای، دستور کارها، نامه‌های اداری و گزارش‌های تخلف می‌تواند به مراجع ذی‌ربط ارائه گردند. لذا ناظر باید به شیوه نگارش این مکاتبات و مستندسازی‌ها به جهت ارائه گزارشات مناسب و محکمه‌پسند مسلط باشد و بدین‌جهت از ادبیات مهندسی و حقوقی مخصوص آن باید استفاده نماید.
درصورتی‌که مهندس ناظر تمام گزارشات خود را در موعد و به‌صورت کاملاً فنی و حقوقی ارائه نماید مطمئناً در زمان وقوع حوادث با مسئله خاصی برخورد نکرده و تبرئه خواهد شد؛ اما مسئله اینجاست که اغلب مهندسین ناظر با شیوه نگارش و فن بیان مکاتبات خود که به‌عنوان نیمه دوم وظایف ناظرین از آن نام‌برده‌ایم، آشنایی نداشته و در اکثر محاکم قضایی محکوم می‌شوند.
• پیشنهاد میکنیم بعد از خواندن مقاله به فایل صوتی انتهای مقاله گوش دهید.
اگر بخواهیم وظایف مهندسین ناظر را در حیطه ساخت‌وساز شهری، به دو قسمت تقسیم کنیم می‌توان در بخش اول: نظارت مستمر بر عملیات اجرایی به همراه آگاهی از روش‌های فنی و اجرایی و در بخش دوم: تکمیل مستندات قرار می‌گیرد.
در این مقاله در خصوص بخش دوم، یعنی تکمیل مستندات صحبت خواهیم کرد که لازمه آن، تسلط مهندسین ناظر بر اصول نگارش می‌باشد. اولین موضوع آن است که بدانید، نگارش هر متن با توجه به مخاطب، محتوا و شرایط زمانی آن، می‌تواند تفاوت داشته باشد.
مثلاً ادبیات نگارش یک گزارش تخلف که قرار است به مرجع صدور پروانه و سازمان استان تحویل داده شود با دستور کار به مالک یا مجری کاملاً تفاوت دارد. وچه بسیار مهندسان ناظری که به دلیل عدم رعایت این نکات به‌ظاهر ساده در مستندسازی‌های خود، به‌عنوان یکی از مقصرین شناخته‌شده‌اند.
برای مثال می‌توان مهندس ناظری را مثال زد که باوجوداینکه در گزارش خود به عدم رعایت مسائل ایمنی اشاره‌کرده بود و بعد از ریزش سقف اتاقک نگهبانی براثر فشار وزن آهن‌آلات روی آن و فوت نگهبان، به دلیل عدم اشاره مستقیم به نوع تخلف ایمنی، در دادگاه 10% از تقصیر را به خود اختصاص داد.
در پکیج گزارش‌نویسی، مستقیماً به نکاتی در این رابطه پرداخته و نیز مجموعه‌ای از متون مکاتبات مهندسین ناظر را به‌عنوان نمونه که می‌توانند در شرایط مختلف آن‌ها را مورداستفاده قرار دهند، به شما مهندسین عزیز تقدیم کرده‌ام.
در ادامه به نکات کلیدی مربوط به مواردی که باید مهندسین ناظر در مکاتبات مختلف رعایت نمایند با ذکر مثال‌هایی کاربردی خواهم پرداخت و لازم است که شما دوست عزیز این موارد را در نگارش حرفه‌ای خود رعایت کرده و با آرامش کامل به حرفه نظارت مشغول باشید.
• حتماً در گزارش‌های مرحله‌ای و گزارش‌های تخلف، مخاطب شما «مرجع صدور پروانه » باشد. ممکن است با توجه به موقعیت مکانی که شما در آن به نظارت ساختمانی مشغول هستید، مرجع صدور پروانه، شهرداری، دهیاری، بنیاد مسکن، شرکت شهرک‌های صنعتی، شرکت شهر جدید، سازمان منطقه آزاد و... باشد.
به‌طور مثال نوشته شود: به اطلاع شهرداری محترم می‌رساند... ... .
مثال: گزارش مرحله‌ای مهندس ناظر سازه در مرحله فونداسیون (خلاف دار)
به اطلاع شهرداری محترم می‌رساند:
طی بازدید مورخه... ... ... . ازملک به شماره پرونده... ...؛ و آدرس... ... ... ... ... توسط اینجانب... ... ... .
مهندس ناظر ساختمان فوق‌الذکر، نواقص زیر مشاهده گردید. لذا مالک به‌هیچ‌عنوان اجازه بتن‌ریزی فونداسیون را قبل از رفع نواقص ندارد. (لیست نواقص)
• حتماً در مکاتبات مختلف، به مستند نویسی و اشاره روشن و دقیق به موضوع و عدم استفاده از ضمیرهای نامعلوم و مبهم و همچنین کلی‌گویی خودداری شود.
مثال:
دستور کار فنی ناظر معمار یا نقشه‌بردار در مرحله فونداسیون
جناب آقای / سرکار خانم... ... (مالک/ مجری / نماینده قانونی مالک)
با سلام
بدین‌وسیله اینجانب... ... . مهندس ناظر نقشه‌بردار یا معمار ملک به شماره پرونده شهرداری... ... . به آدرس... ... ... ... ... ... ... موارد فنی زیر را در مرحله گودبرداری ساختمان به شما ابلاغ می‌نمایم:
• تراز کف گود از تراز 0.00 به میزان... ... متر پایین‌تر می‌باشد.
• کلیه زوایا و ابعاد، مطابق با نقشه‌های مصوب در فونداسیون رعایت شود.
• درز انقطاع در زمان جانمایی ستون‌ها و دیوارهای برشی، حتماً رعایت گردیده و قبل از اجرا به تائید اینجانب برسد.
• جانمایی چاه آسانسور و ریشه راه‌پله به‌دقت مشخص‌شده و قبل از اجرا به تائید اینجانب برسد.
• بر و کف ساختمان مطابق با نقشه‌های مصوب، تعیین‌شده و اجرا گردند.
• در زمان جانمایی ستون‌ها در قسمت ورودی حتماً دقت شود تا جابجایی ستون، باعث حذف پارکینگ نشود.
• عرض اصلاحی معبر، حتماً مطابق پروانه رعایت گردد. (در صورت وجود عقب‌نشینی در ملک)
• طول و عرض زمین مطابق نقشه و پروانه اجرا گردد.
درصورتی‌که قصد دارید از ادامه عملیات اجرایی جلوگیری نمایید، به‌روشنی در متن گزارش خود به آن اشاره نمایید و یا قسمت خلاف دارد را تیک بزنید و به‌هیچ‌عنوان سعی نکنید در گزارش خود تناقض‌گویی کرده و با کلمات بازی کنید.
• درصورتی‌که ناظر هماهنگ‌کننده پروژه‌ای هستید و باید گزارشات را از طریق دفتر خدمات ارسال کنید، حتماً متن تایپ‌شده توسط مسئول دفتر را قبل از ارسال مطالعه نمایید.
• جهت ارائه هرکدام از مکاتبات خصوصاً دستور کارها حتماً از مخاطبان خود رسید دریافت نمایید و درصورتی‌که مخاطب شما از دادن رسید خودداری کرد، می‌توانید از ابلاغ قضایی استفاده نمایید. قابل‌توجه است که نوشتن شماره ورود به دفتر که از طرف دبیرخانه شهرداری یا سازمان، روی گزارش‌های شما ثبت می‌شود، به‌منزله دریافت رسید بوده و نیاز نیست در این موارد از ایشان امضا و اثرانگشت دریافت کنید.
مهندسین ناظر می‌بایست ذیل مکاتبات خود، از طرف مقابل رسید دریافت نماید و این رسید می‌بایست انجام شود:
نام و نام خانوادگی، امضا ء و اثرانگشت، تاریخ، نوشتن متن «اصل دستور کار به اینجانب تفهیم و ابلاغ گردید.»)
• حتماً به عدم حضور مجری صاحب صلاحیت، در گزارشات خود اشاره نمایید. در غیر این صورت عدم اشاره ناظر به این موضوع می‌تواند به‌منزله تائید اجرای عملیات ساختمانی توسط مجری ذیصلاح از طرف ناظر، برداشت شود.
• حتماً در موارد تخلف ایمنی که احتمال بروز حوادث برای افراد وجود دارد، مهندس ناظر علاوه بر اعلام به مرجع صدور پروانه و سازمان استان، می‌بایستی گزارش خود را به بازرسی اداره کار نیز تحویل دهد.
• در صورت مشاهده موارد تخلف ایمنی که امکان خطر زیاد است ناظر باید دستور توقف عملیات ساختمانی را با اشاره تخلف صورت گرفته به مرجع صدور پروانه بدهد.
مثال:
شهرداری محترم منطقه... .
بدین‌وسیله به اطلاع می‌رساند، مالک ملک به شماره پروانه... ... . به آدرس... ... . در حال اجرای سقف طبقه پنجم می‌باشد. لذا با توجه به اینکه عملیات اجرایی در ارتفاع انجام می‌شود و متأسفانه هیچ‌گونه تمهیداتی از طرف مالک و اکیپ اجرایی در جهت تأمین ایمنی افراد شاغل در ارتفاع، در نظر گرفته نشده است. لذا لازم است کلیه عملیات اجرایی در ارتفاع تا تأمین موارد ایمنی افراد تعطیل گردد.
• درصورتی‌که ناظر موارد تخلف فنی را در ساختمان مشاهده کرد که امکان پوشیده شدن آن‌ها براثر اجرای سایر مراحل ساخت وجود داشت می‌تواند از مرجع صدور پروانه بخواهد تا مالک را ملزم به اصلاح آن قسمت، قبل از پوشیده شدن نماید و لازم است توجه کنید ناظر نمی‌تواند به دلیل عدم رعایت موارد فنی دستور توقف به‌کل کارگاه را صادر نماید، مگر تخلف ایمنی را ضمیمه گزارش خود نماید.
در ادامه نمونه‌هایی از مکاتبات مهندسین ناظر، که برگرفته از کتاب گزارش‌نویسی (ضمیمه پکیج گزارش‌نویسی) است، به شما دوستان تقدیم می‌گردد:
گزارش ناظر زمانی که مالک قبل از پایان کار از ساختمان بهره‌برداری کرده است
شهرداری محترم منطقه... ...
با سلام
احتراماً اينجانب مهندس... ... . ناظر ساختمان به شماره پرونده شهرداری... ... ...؛ و آدرس... ... ... ... ... ... . به اطلاع می‌رساند، مالک ملک فوق قبل از دریافت پایان کار و نیز استاندارد آسانسور و رفع و موارد تخلف، اقدام به بهره‌برداری از این ملک نموده است.
لذا لازم است مالک را ملزم به تخلیه ملک و دریافت پایان کارنمایید. در غیر این صورت، مسئولیت حوادث رخ‌داده در این ساختمان تا زمان دریافت پایان کار، بر عهده آن مرجع محترم می‌باشد.
گزارش ناظر زمانی که مالک قبل از پایان کار از ساختمان بهره‌برداری کرده است
شهرداری محترم منطقه... ...
با سلام
احتراماً اينجانب مهندس... ... . ناظر ساختمان به شماره پرونده شهرداری... ... ...؛ و آدرس... ... ... ... ... ... . به اطلاع می‌رساند، مالک ملک فوق قبل از دریافت پایان کار و نیز استاندارد آسانسور و رفع و موارد تخلف، اقدام به بهره‌برداری از این ملک نموده است.
لذا لازم است مالک را ملزم به تخلیه ملک و دریافت پایان کارنمایید. در غیر این صورت، مسئولیت حوادث رخ‌داده در این ساختمان تا زمان دریافت پایان کار، بر عهده آن مرجع محترم می‌باشد.
دستور کار فنی ناظر مکانیک
جناب آقای / سرکار خانم... ... (مالک/ مجری / نماینده قانونی مالک)
با سلام
بدین‌وسیله اینجانب... ... . مهندس ناظر مکانیک ملک به شماره پرونده شهرداری... ... . به آدرس... ... ... ... ... ... ... موارد فنی زیر را در مرحله نازک‌کاری ساختمان به شما ابلاغ می‌نمایم:
1 ) عملیات اجرایی توسط مجری صاحب صلاحیت اجرا گردد.
2 ) مصالح مصرفی حتماً استاندارد باشد.
3 ) محل استقرار منبع تقویت فشار آب، حتماً محفوظ و دارای درب و قفل باشد.
4 ) پمپ تقویت فشار آب حتماً بعد از منبع قرار گیرد.
5 ) دودکش‌های بخاری‌ها دارای کلاهک و روی لوله‌های هواکش در بام، نیز زانو نصب گردد.
جمع‌بندی:
مکاتبات مهندسین ناظر باید آن‌قدر ازلحاظ ادبیات و قدرت نگارش، واضح و روشن باشد که هر خواننده‌ای را با خود همراه کرده و مخاطب به‌راحتی منظور مهندس ناظر را بامطالعه متن، متوجه شود و هیچ ابهامی در متن، نهفته نباشد.
مهندس علی بهرامیان بذل